Staff security matrix

Security matrix default staff options

Updated over a week ago

Each staff record has an application security level assigned during initial setup. Learn what features and actions each of the staff access levels can perform within Synergy using the standard security matrix. The Synergy Enterprise product allows for a custom security matrix to be defined.

Setup required before use

Who can use it?

Where is it?

n/a

System Administrator

Settings > Organization > Security matrix

Tip: Learn about the different features in the Synergy product levels using the feature matrix.

In Synergy Enterprise product only the security matrix can be customized Changes to the security matrix are automatically saved, and a reset option is available if you want to go back to using the Synergy default security settings.


Index:


Security by feature

Teams

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Add

Y

Y

Edit

Y

Y

Delete

Y

Y

Email templates

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Admin

Y

Y

Read

Y

Y

Add

Y

Y

Edit

Y

Y

Availability

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Admin

Y

Y

Read

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Add

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Edit

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Multi currency

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Y

Y

Add

Y

Y

Edit

Y

Y

Synergy CRM

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Y

Y

Y

Y

Add

Y

Y

Y

Y

Y

Edit

Y

Y

Y

Y

Y

Delete

Y

Y

Y

Y

Y

Contacts

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Add

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Edit

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Delete

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Projects

The security restrictions below are applied in both billable and non-billable projects.

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Add

Y

Y

Y

Y

Y

Edit

Y

Y

Y

Y

Y

Delete

Y

Y

Y

Y

Change project office

Y

Y

Phase

Y

Y

Y

Y

Y

Forecast

Y

Y

Y

Y

Performance

Y

Y

Y

Y

Y

Schedule

Y

Y

Y

Y

Y

Stage

Y

Y

Y

Y

Y

Task

Y

Y

Y

Y

Y

View budget

Y

Y

Y

Y

Y

Edit budget

Y

Y

Y

Y

Y

Actuals

Y

Y

Profit

Y

Y

Y

Y

Financial summary

Y

Y

Y

Y

Y

WIP

Y

Y

Y

Y

Y

Custom status

Y

Y

Create project types

Y

Y

WIP write-off

Y

Y

Y

Y

WIP transfer

Y

Y

Y

Y

Y

Pre-bill

Y

Y

Y

Y

Assign to Tasks [Fieldbook]

Y

Allow staff charge value in report

Y

Y

Y

Y

Y

≈ Reports: If you are set up as a staff manager (using the 'reports to' staff field) then more options are available in the missing timesheets and direct reports. Other users can only view details on their own timesheets, not the timesheets entered by people in their team.

Project contact

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Add

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Edit

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Delete

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Set primary contact

Y

Y

Y

Y

Y

Set invoice contact

Y

Y

Y

Y

Y

Set care of contact

Y

Y

Y

Y

Y

Set portal access

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Invoices

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Y

Y

Y

Y

Add

Y

Y

Y

Y

Y

Edit

Y

Y

Y

Y

Y

Delete a draft invoice

Y

Y

Y

Y

Y

Delete a cancelled invoice

Y

Y

Y

Finalise

Y

Y

Y

Y

Credit

Y

Y

Y

Y

Rates

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Y

Add

Y

Y

Edit

Y

Y

Delete

Y

Y

Add rate variations

Y

Y

Add inspection rates

Y

Add project variations

Y

Y

Y

Y

Y

Add stage variations

Y

Y

Y

Y

Y

Document templates

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Generate

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Read

Y

Y

Add

Y

Y

Edit

Y

Y

Edit layout

Y

Y

Delete

Y

Y

Project folder templates

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Generate

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Read

Y

Y

Add

Y

Y

Edit

Y

Y

Delete

Y

Y

Contact folder templates

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director access

Assistant administrator

System administrator

Generate

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Read

Y

Y

Add

Y

Y

Edit

Y

Y

Delete

Y

Y

Staff folder templates

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director access

Assistant administrator

System administrator

Generate

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Read

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Add

Y

Y

Edit

Y

Y

Delete

Y

Y

Subscription

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director access

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Roles

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director access

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Y

Add

Y

Y

Edit

Y

Y

Delete

Y

Y

Titles

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Y

Add

Y

Y

Edit

Y

Y

Delete

Y

Y

Contact status

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Y

Y

Add

Y

Y

Y

Edit

Y

Y

Y

Delete

Y

Y

Y

Cost centres

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Y

Y

Add

Y

Y

Y

Edit

Y

Y

Y

Delete

Y

Y

Y

Disciplines

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director access

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Y

Y

Add

Y

Y

Y

Edit

Y

Y

Y

Delete

Y

Y

Y

Expense types

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Add

Y

Y

Y

Edit

Y

Y

Y

Delete

Y

Y

Y

Project types

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Y

Add

Y

Y

Edit

Y

Y

Delete

Y

Y

Payment terms

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director access

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Add

Y

Y

Edit

Y

Y

Delete

Y

Y

Payment types

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Y

Add

Y

Y

Edit

Y

Y

Delete

Y

Y

Timesheets (office)

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Y

Y

Add

Y

Y

Y

Edit

Y

Y

Y

Delete

Y

Y

Y

Show Office expenses link in Timesheets page

Timesheets (project)

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Y

Y

Add

Y

Y

Y

Edit

Y

Y

Y

Delete

Y

Y

Y

Manage timesheet for others

Y

Y

Tax

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Y

Add

Y

Y

Edit

Y

Y

Delete

Y

Y

Overtime

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Y

Add

Y

Y

Edit

Y

Y

Delete

Y

Y

Contact documents

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Add

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Edit

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Download

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Lock

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Allow check-in/check-out

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Send

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Project documents

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Read

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Add

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Edit

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Download

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Share

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Lock

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Add on carousel

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Allow check-in/check-out

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Regenerate all images

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Send

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Staff documents

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

View#

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Add

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Upload new version

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Download

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Lock

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Allow check-in/check-out

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Send

Y

Y

Y

Y

Y

Y

By default, project managers, assistant project managers and users will only see their temporary files folder but will have full access to the features for this folder.

#If a system administrator changes the staff documents security matrix to restrict access, project managers, assistant project managers, and users will not have access to the page and can not access the temporary files folder where the reports are automatically saved.

Notes

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director access

Assistant administrator

System administrator

Notes

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Custom fields

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Read staff custom data

Y

Y

Y

Y

Y

Y

Staff

Feature

User

Assistant project manager

Project manager

Director

Assistant administrator

System administrator

Read Staff Actual Costs

Y

Y

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